RACCOON TECH BLOG

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リモートワークで普段の雑談を実現!コミュニケーションツールを使い分けてフル活用しよう!

こんにちは!開発チームのさいとーです!

私がほぼフルリモートになって早3ヶ月・・・(2月からの今までの出社日数は6日でした)
最初はおっかなびっくりだったリモートでのコミュニケーションですが、、
ラクーンがリモート推奨になったのが1月27日からで、相当早い段階だったということもあり
どんどんリモートでコミュニケーションを行うナレッジが成熟してきました。
最近では勉強会や飲み会もオンラインにて滞りなくできています!

とはいえ非常事態宣言が発令されてからは、まだ1ヵ月・・・。
世の中的にはまだまだやり辛さを感じている方も多いのではないでしょうか・・・?(延長されましたしね)

ということでこの記事では、弊社(というか主に技術戦略部)で取り入れている
リモートワークでのコミュニケーションツールとその運用方法をご紹介していきたいと思います!

コミュニケーションツールを使い分ける為の考え方

使用しているコミュニケーションツールを紹介する前に、その選定方法の考え方からご説明します。

リモートでのコミュニケーションの弊害となる理由の中で、
コミュニケーションを取り始めるまでのハードルが高い
ということを良く耳にします。

つまり、
通話するのめんどいなぁ
とか
通話していいか聞くのもめんどいなぁ
とかですね。

自分もめんどくさがりなので、よくわかります。
(怠惰ですねぇ)

そこで、コミュニケーションツールを選定する際、
普段通りのアクション以上のことを極力行わずにできるもの
という考え方で選んでみました。

普段の業務中に発生するコミュニケーションってどんなものがあるでしょうか?
もう普段通りの働き方の記憶が曖昧(?)かもしれませんが、ちょっと思い出してみましょう!

普段発生するコミュニケーションの分類

私たち技術戦略部で普段の勤務中に発生する主なコミュニケーションは、
大きく下記の3つに分類できました。

商談や採用活動など、社外向けのコミュニケーションもありますが、
技術戦略部のメンバー全員が一般的に経験するものとして、上記3つに絞りました。

そして次に、それぞれのコミュニケーションをどのようにして発生させるかを考えてみます。
すると、各コミュニケーションでは、トリガーとなるアクションが異なっていることに気付きました。
具体的には

種別 アクション
会議・打ち合わせ 時間になったら会議室に行く(主催者は会議室を予約する)
内線 電話が鳴ったら取る or 電話をかける
雑談 話しかける or 話しかけられる

このような感じですね。

それでは、各コミュニケーションとそのトリガーとなるアクション毎に、
コミュニケーションツールの使い分けを考えてみましょう!

会議・打ち合わせの場合

会議や打ち合わせは、

  1. 会議室を予約する(主催者のみ)
  2. 時間になったら会議室に行く

というアクションがトリガーとなるコミュニケーションです。

上記アクションと同じ手順で使用できるツールとして、「Zoom」を使用しています。
何かと話題のZoomですが、やはり通話品質は頭一つ抜けている印象です。

ラクーンでは、会議の主催者がルームを用意して、それを「会議室」に見立てて運用しています。
実際に使用するときは、いつもの会議と同じ様に

  1. 主催者がzoomのルームURLを告知
  2. 時間になったらそのアカウントのルームに入る

という手順を踏みます。
また、時間を決めて事前に招待する機能もあるので、
こちらを使用すればさらにいつもと同じような使用感で会議を行うことができます。

普段と何ら変わらない以上に、
「会議室を移動する」という手間を軽減できるので、
むしろこっちの方が楽という人もいるほどでした。

また、会議は場合によって大人数になることがあるので、
人数制限や使用時の軽さを考えると、非常に適したツールだと思います。

内線の場合

内線は、電話でのコミュニケーションです。
これは、電話をかけるというアクションが発生しますが、
正直リモートワークでも普段の業務でも、あまり大差ないものだと思います。
ですので、ラクーンでは普段から標準のコミュニケーションツールとして使用している「slack」をその代わりとしています。

ラクーンでは、slackを全社導入しているので、誰にでも音声通話をかけることができます。

ただ、実際に運用してみるとわかるのですが、1つハードルがありました。
内線とslack通話はアクションこそ同じなのですが、「気軽さ」という点では違うことに気付きました。

どういうことかというと、内線はいきなり電話がかかってくることが普通かなと思うんですが、
slack通話は電話する前に、「今から電話してもいいですか?」と確認を取ることがほとんどじゃないでしょうか?

内線は受話器を取るだけに対して、slack通話はヘッドセットの用意だとかPCの音量調節だとかの準備がある人もいるので
そのような心理的なハードルがあるのではないかと思います。

ラクーンでは「確認なしで通話をかけてよい」という方向で運用しています。
この辺りの事の緩和はルール策定などで企業の文化として浸透させていくというやり方が良いのではないかと思います。

体感ですが、ラクーンでのこの文化の浸透具合は5割ぐらいかなといったところです。
でもまぁ突然電話しても最悪スマートフォンで受けて通話することはできるので、
もっと浸透すれば内線としては普段と変わらないコミュニケーションが出来るかと思います。

雑談の場合

一番お伝えしたい部分はこれになります。
そして、一番の課題もこれでした。
隣の人、周りの人との何気ない会話、すなわち「雑談」です!

雑談とはいえ、ここからアイデアが生まれたり、ちょっとした気づきがあったりと、
かなーり重要なコミュニケーションだと思っています。

コミュニケーションが発生するトリガーは
話しかける or 話しかけられる
なので、とてもハードルが低いコミュニケーションです。

また他の特徴として、特定の人だけじゃなく話しかけた周りの人にも話題が派生するという点があります。
リモートワークでこれと同じことを実現するのは、なかなか難しい事でした。

先にどんなツールを使用しているかをお話してしまいますが、
こちらも「slack」を使用しています。

重要なのは、このslackの運用方法です。
雑談」は話しかければコミュニケーションが発生するので、それと同じような状態を作る必要があります。
まずは、それを愚直に実行してみました。

つまり、「常時通話」です。

実際には、通常時はマイクをmuteにしておいて、
話しかけたいときは、mute解除→話しかける、という手順にしました。
話しかけられた側は、mute解除→応答する、という手順になります。

また、休憩やお手洗いなどで離席する場合は、通話を抜けるという運用にしています。

常時通話は漠然と「なんか大変そう・・・」って思っていたのですが、
実際にやってみると、意外とそのまま運用できてしまいました。

実際に運用した後はこんな感じ

※slackの通話に何か題名をつけるという文化が生まれてしまい、何か面白いことを思いつかないと通話が作り辛いのはヒミツです(笑)

普段と違って
「muteを外して話しかける、相手もmuteを外して応答する」
という手順になるので、最初のコミュニケーションの成立まで若干のタイムラグはあります。
ですが、「通話をかける」というアクションに比べたら断然軽く実行でき
手軽なコミュニケーションを実現することができるのではないかなと思います。

技術戦略部は、2~4人のユニットとという単位で開発を行っているので、
その単位で通話を作って運用するということにしています。
ユニットメンバーは普段の席も近いので、
ユニットメンバー全員に会話が聞こえ、必要に応じて会話に入ってこれる状態も実現しています。

実はこのやり方は、技術戦略部での導入はまだまだの状態で、
私の所属しているユニットで実験的に行っている手法です。
実際にユニット内で常時通話を2カ月強行ってみて、かなり良い手ごたえを感じたので
ナレッジを共有して、他のユニットでも試し始めたという段階です。
今の所は上手くいっているような印象です

課題としては、「内線」と同じツールを使ってしまっているので、
内線を受けられないという、結構致命的な問題があります。

これについては、常時通話が手軽にできる別のツールの選定などを考えています。

とにかくここでお伝えしたかったのは、『常時通話は意外とできるよ!』ということです。

常時通話の手助けアイテム

「リモート雑談」の実現には「常時通話」が負担になるかどうかがポイントになると思うので、
それを解消できるかもしれない方法を最後にご紹介します!

常時通話で一番ネックになるのが、ヘッドセットの常時装着だと思います。
物によるとは思うのですが、
ずっと付けていると耳が痛くなったり、、、
耳を密閉するタイプだと自分の声が変に聞こえて喋りにくかったり、、、
色々な弊害があって、自分には結構なストレスでした。

それを解決する方法の選択肢として、「ネックスピーカー」を勝手に推しています!
ネックスピーカーというのは、首と肩にかけて使うタイプのスピーカーです。
マイクも内蔵されているものが多いので、通話に使えます。

実際に自分が使ってるやつ
ネックスピーカー

首元で音が鳴るので、音量が小さくてよくて、
自分には丁度よく周りにはあまり聞こえないというメリットがあります。

マイクにスピーカーの音が入らない(少なくとも自分のは)ので、ストレスなく会話ができます。

これはホントに個人的に推しているだけで、全然部内にも普及してないんですが(笑)
是非是非検討の一部に加えていただけたらと思います!

会社の在宅補助について

ちなみに、ラクーンでは在宅勤務環境補助制度なんてものもできまして、
「在宅環境を整備するための物品購入」を「1.5万円」まで補助しますよという制度です。

対象となる物品は結構幅広く、
「ヘッドセット」「Webカメラ」「モニター」などのPC周辺機器から、
「デスク」「チェア」など、仕事を行う環境の拡充にも使用することができるという、
素晴らしい制度です。

私はチェアの費用の一部に充てさせていただきました(ネックスピーカーじゃないんかいw)
モニターを購入したという方が結構多かったように思います。

まとめ

リモートワークを始めて、「雑談」の大切さに気付いた方は多かったのではないでしょうか?
かく言う自分もその一人です。

本記事で紹介した「常時通話」ですが、取り入れる場合は是非一定期間続けていただきたいなぁと思います。

雑談って、無い日もあると思うんですよ。
「常時通話」を実施した日がそういう日に当たって、「やっぱり常時通話しても意味ないかなぁ
と思われる方もいるかもしれません。
でも、これは続けることに意味があると思います。

自分は今でこそ通話で不自由なく会話できていますが、
最初は、姿が見えないので話しかけるのにハードルを感じました。
この辺は慣れていくしかないと思います。
慣れる為には、やはり続けないといけません。
たとえ会話が無い日があったとしてもです。

これを提案して導入する方は、是非積極的にメンバー話しかけてみて
周りの人の慣れに貢献する必要があるかもしれないです。
慣れてからがこの運用の本番です。
その先には、きっと素敵なリモートワークライフが広がっているでしょう!(多分ね!)

(どうでもいいけど「リモートワークライフ」ってなんかエモい)

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